Hướng dẫn khai mẫu 1099 - MISC chỉ với 6 bước đơn giản

Nếu bạn thuê các nhà cung cấp, nhà thầu độc lập, freelancer hoặc công nhân và trả cho những người này hơn 600 USD tiền công, thì bạn sẽ cần chuẩn bị mẫu IRS 1099-MISC để họ nộp tờ khai thuế thu nhập.

Nghe có vẻ phức tạp để khai báo mẫu 1099, nhưng lại khá đơn giản với các công cụ và quy trình phù hợp. Trước khi đề cập đến các bước theo trình tự kê khai, cùng điểm qua một vài điều cơ bản.

Một mẫu 1099-MISC trông thế nào?

Mẫu IRS 1099-MISC là bảng tóm tắt thu nhập từ tất cả các khoản bồi thường không dành cho nhân viên. Đây là một tờ khai thông tin được nộp cho IRS để IRS có thể đối chiếu các khoản thanh toán của nhà cung cấp với thu nhập mà họ báo cáo trên tờ khai thuế (Về cơ bản, nó cho IRS biết những gì bạn đã trả cho các nhà thầu trong suốt cả năm và những gì các nhà thầu còn nợ).

Mẫu 1099-MISC là những gì các nhà thầu độc lập, các doanh nghiệp nhỏ và bất kỳ tổ chức, công ty nào không nằm trong nhóm các công ty cấp độ S hoặc C sử dụng để báo cáo chính xác thu nhập của họ và xác định những gì họ sẽ nợ. Bạn phải gửi mẫu 1099-MISC cho tất cả các nhà cung cấp mà bạn đã trả hơn $600 trong năm. Điều này bao gồm cả các quan hệ đối tác hoặc LLCs mà đã ký hợp đồng.

Ngoài khoản bồi thường không dành cho nhân viên, bạn có thể cần phải nộp mẫu 1099 này để khai báo các khoản thanh toán tiền thuê nhà của mình, trừ khi bạn thuê từ người quản lý tài sản. Bất kỳ tiền thuê nào trả cho doanh nghiệp phải được ghi chú trong mẫu 1099.

Có một vài ngoại lệ cho các quy tắc này: Bạn không phải gửi mẫu 1099 cho hầu hết các công ty (lưu ý: bạn phải gửi mẫu 1099 cho tất cả các luật sư bạn thuê, ngay cả khi họ là một), người quản lý tài sản cho thuê, người bán hàng hóa, v.v..

Không nên nhầm lẫn mẫu 1099-MISC với mẫu 1099-K – mẫu được yêu cầu báo cáo của bên thứ ba hoặc xử lý thanh toán của nhà cung cấp. Biểu mẫu 1099-K được sử dụng để ghi lại các khoản thanh toán được xử lý thông qua các công ty thanh toán thẻ tín dụng, ghi lại mọi khoản phí phát sinh.

Nhà thầu độc lập và bất kỳ ai sử dụng nhà thầu độc lập sẽ phải khai mẫu 1099-MISC để báo cáo tổng thanh toán nhận được trong năm. Còn mẫu 1099-K để báo cáo mọi khoản thanh toán được thực hiện thông qua các công ty thanh toán thẻ tín dụng. Nếu nhân viên của bạn được thanh toán qua séc hoặc phương thức thẻ tín dụng nào khác, bạn không cần quan tâm về mẫu 1099-K.

Nhà thầu độc lập là gì?

Nhà thầu độc lập là những công nhân tạm thời cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho một công ty khác theo các điều khoản cụ thể được nêu trong hợp đồng, như Thỏa thuận Nhà thầu Độc lập. Họ có thể là cá nhân, công ty hoặc tập đoàn.

Các nhà thầu độc lập tự làm chủ và thường được bồi thường theo từng dự án và chủ lao động của họ không chịu trách nhiệm khấu trừ thuế từ tiền lương của họ.

Thay vì nhận mẫu W-2 như công nhân truyền thống, các nhà thầu độc lập phải báo cáo thông tin thu nhập tự làm mà họ nhận được từ mẫu 1099. Đây là một phần của điều C trong quy trình nộp đơn.

Bởi vì các nhà tuyển dụng không phải giữ lại thuế thu nhập liên bang, thuế nhà nước, thuế thất nghiệp, an sinh xã hội hoặc thuế Medicare cho các nhà thầu độc lập, nên việc thuê một freelancer thay vì một nhân viên toàn thời gian có thể rẻ hơn đáng kể.

Nhưng những hạn chế về việc khai thuế này khiến cho các doanh nghiệp phân loại chính xác công nhân là nhà thầu hay nhân viên. Phân loại sai có thể dẫn đến phạt tiền và phạt IRS. Để xác định xem nhân viên của bạn là nhà thầu độc lập hay nhân viên truyền thống, hãy xem sự so sánh giữa 1099 so với W-2 bên dưới.

Có đặc quyền cho Nhà thầu độc lập không?

Là người chủ, các đặc quyền của một nhà thầu độc lập khá rõ ràng: linh hoạt, có giá rẻ hơn so với nhân viên W-2 và là sự lựa chọn lý tưởng cho các dự án ngắn hạn hoặc thực hiện 1 lần. Việc thiếu bất kỳ thuế việc làm khiến nó trở nên hấp dẫn đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ. Nhưng liệu có bất kỳ đặc quyền cho các nhà thầu độc lập trong mối quan hệ này?

Nhược điểm của nhà thầu độc lập

Một nhược điểm lớn đối với một nhà thầu độc lập là về mặt kỹ thuật. Đây là doanh nghiệp của chính họ. Do đó, họ phải trả thuế tự làm trên tất cả các loại thuế khác mà người chủ thường phải trả.

Nhược điểm lớn và rõ ràng hơn là một nhà thầu độc lập phải tìm ra các khoản thanh toán thuế ước tính của riêng họ. Điều này có thể là gây chút khó khăn nhưng không phải là không thể thực hiện.

Đặc quyền cho các nhà thầu độc lập

Một nhà thầu độc lập sẽ có khoản thanh toán thu nhập lớn hơn so với đối tác W-2 được trả lương tương đương. Điều này là trên tài khoản của họ không có thuế được trình bày. Điều này giúp họ có để đầu tư mạnh mẽ hơn. Trong một số trường hợp, các nhà thầu độc lập có thể đang tìm cách phát triển doanh nghiệp nhỏ của riêng họ. Vậy nên sở hữu tiền mặt nhiều trở nên hấp dẫn.

Trong khi các nhà thầu độc lập được coi là chủ doanh nghiệp và phải trả thuế tự làm chủ, tình trạng chủ sở hữu duy nhất này có nghĩa là nhiều thứ có thể được ghi là chi phí kinh doanh. Điều này bao gồm những thứ như thiết bị mua cho công việc, các tiện ích được sử dụng cho công việc và thậm chí là chi phí vận chuyển.

Bảo hiểm y tế không phải là một lợi ích thường được cung cấp cho các nhà thầu độc lập, nên có nhiều khả năng họ sẽ mua bảo hiểm trên thị trường. Mặc dù tùy chọn này cũng có sẵn cho nhân viên W-2, nhưng họ thường bị cám dỗ của việc mua bảo hiểm công ty, có nghĩa là họ có thể bỏ lỡ các khoản thanh toán chăm sóc sức khỏe nhỏ hơn.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, mặc dù cần phải chú ý đến chi tiết trong năm tính thuế và đáp ứng nhiều yêu cầu báo cáo đó là sự linh hoạt. Mỗi năm, một nhà thầu độc lập nhận được tự do có những thu nhập linh tinh từ các cửa hàng khác, xây dựng thương hiệu cá nhân, đi du lịch khắp USA và nhiều trường hợp khác.

Đối với bất kỳ nhà thầu độc lập đừng để mùa thuế khiến bạn lo lắng. Bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ tính thuế để sẵn sàng ứng phó với mọi trường hợp. Điều này sẽ phá vỡ thuế Medicare và thuế an sinh xã hội của bạn và giúp bạn tiết kiệm cho trách nhiệm thuế chung của mình. Bạn vẫn cần xem xét tình trạng nộp đơn của mình, nộp đơn kết hôn nếu có, tín dụng thuế trẻ em, chủ hộ gia đình hoặc bất kỳ loại tín dụng thuế nào khác mà bạn có thể đủ điều kiện nhận. 

Là một nhà thầu độc lập, có thể bạn cũng có các khoản khấu trừ được ghi thành từng khoản, nhưng công cụ ước tính thuế này vẫn sẽ giúp bạn có ý tưởng tốt về những gì cần đặt sang một bên để bạn không ngạc nhiên về tổng số tiền thuế phải nộp của mình.

Có thời hạn cho 1099 không?

Câu trả lời là có. Doanh nghiệp phải gửi mẫu 1099 cho tất cả các nhà thầu trước ngày 31/1 (cùng thời hạn gửi mẫu W-2). Các công ty phải nộp mẫu 1099 kỳ đó vào cuối tháng 2 nếu nộp bản giấy hoặc ngày 31/3 nếu nộp đơn điện tử.

Những gì phạt hình phạt cho việc trễ thời hạn?

Mức phạt cho việc trễ thời hạn là từ $30 đến $100 mỗi hình thức với mức phạt tối đa là $500,000 mỗi năm. Nếu một công ty hoàn toàn bỏ qua yêu cầu nộp báo cáo thì có thể bị phạt với mức phạt $250 cho mỗi hình thức mà không có tối đa.

Các bước chuẩn bị cho việc kê khai mẫu 1099?

Dưới đây là sáu bước đơn giản để giúp bạn cần chuẩn bị trước khi kê khai mẫu 1099 trong khi tuân thủ các nguyên tắc và yêu cầu nộp đơn của IRS.

1. Kiểm tra các hạng mục công việc

Trước khi bạn bắt đầu quy trình khai mẫu 1099, hãy đảm bảo bạn có tất cả thông tin chính xác về nhà thầu và nhà cung cấp của mình. Bạn đã có mẫu W-9 hãy điền đầy đủ cho mỗi nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ và số An sinh xã hội (SSN) hoặc Số nhận dạng nhân viên (EIN). Mẫu W-9 sẽ bao gồm trạng thái nộp thuế của họ, vì vậy bạn có thể kiểm tra xem bạn có cần cấp mẫu 1099 cho nhà cung cấp đó không.

Đó là một việc làm cần thiết để kiểm tra với từng nhà thầu để xem liệu có bất kỳ thông tin nào đã thay đổi trước khi bắt đầu quy trình khai cho mẫu 1099 hay không. Nếu nhà thầu chưa cung cấp mẫu W-9 hoặc đã bỏ qua thông tin cụ thể, IRS có thể sẽ cho bạn giữ lại 28% số tiền mà nhà thầu phải trả và gửi trực tiếp cho IRS. Điều này được gọi là ‘giữ lại sao lưu’.

2. Thu thập đầy đủ thông tin mẫu 1099 của bạn

Khi bạn có thông tin chính xác để làm việc, đó là thời gian để nhận những thông tin về mẫu 1099 của bạn. Bạn không thể sử dụng mẫu 1099-MISC đã tải xuống hoặc mẫu từ IRS. Nếu bạn nộp bản giấy, bạn phải yêu cầu sử dụng các biểu mẫu cụ thể mà máy quét IRS có thể đọc được để xử lý tất cả mẫu 1099. Bạn có thể đặt hàng các mẫu này từ IRS bằng cách gọi số 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) hoặc truy cập website.

Ngoài ra còn có các nguồn thay thế để có được các hình thức. Bạn có thể đặt hàng từ một số cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm hoặc có thể sử dụng phần mềm tài chính như QuickBooks để tạo, phân phối và gửi trực tuyến mẫu 1099. Bạn cũng có thể mua form 1099 được in sẵn cho phép bạn in tất cả thông tin từ QuickBooks trực tiếp vào các phần tương ứng của form 1099.

3. Điền vào mẫu khai

Với các nhà thầu, khi đã có đầy đủ các thông tin và các biểu mẫu có ích, bước tiếp theo sẽ bắt đầu điền mẫu khai. Đầu tiên là với số ID thuế liên bang của bạn, có thể là SSN hoặc EIN. Sau đó thêm thông tin về nhà thầu, bao gồm SSN hoặc EIN của họ.

Mỗi mẫu 1099 cũng nên bao gồm số tiền được trả cho nhà thầu, được nhập vào mục số 7 với tiêu đề ‘Bồi thường không phải là nhân viên’. Nếu bạn giữ lại bất kỳ khoản thanh toán nào từ nhà thầu (ví dụ: nếu bạn phải cung cấp khoản dự phòng rút tiền đã nói ở trên bạn cũng cần phải điền vào mục số 4 hoặc 11 liên quan đến bất kỳ khoản thuế thu nhập liên bang hoặc tiểu bang nào mà bạn đã khấu trừ).

Cuối cùng, xác nhận rằng ID người nộp thuế của họ là chính xác (Đây thường là số an sinh xã hội của họ). Lặp lại điều này cho mỗi nhà thầu mà bạn đã từng làm việc. Tích hợp quy trình 1099 với phần mềm tài chính hiện tại có nghĩa là thông tin này được tự động tạo và nhập. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các lỗi sai do con người.

4. Gửi các mẫu đơn

Phần tiếp theo của quy trình là gửi các mẫu đơn. Bạn phải gửi thư hoặc trao tay mỗi mẫu 1099 sao chép B cho nhà thầu chậm nhất là ngày 1/2. Việc không đáp ứng thời hạn này có thể dẫn đến các khoản phí phạt IRS đã đề cập ở trên. Điều cần thiết là các biểu mẫu này được gửi đến các nhà thầu đúng hạn vì họ cần họ thực hiện thanh toán thuế, báo cáo tổng số tiền họ kiếm được và cuối cùng nộp mẫu 1099-MISC.

5. Thư mẫu 1096 đến IRS

Biểu mẫu 1096 của IRS tóm tắt tổng số từ tiền lãi của bạn – được lấy từ thông tin có trong mẫu 1099 của bạn. Nếu bạn gửi qua thư bưu điện, bạn phải gửi mẫu 1096 và Sao chép A của mỗi mẫu 1099 đến IRS trước ngày ngày 29/2. Nếu bạn nộp đơn điện tử, các mẫu đơn phải được gửi trước ngày hết hạn vào ngày 31/3.

6. Lưu hồ sơ của bạn

Hãy chắc chắn giữ Bản sao C cho hồ sơ của riêng bạn trong trường hợp có câu hỏi liên quan đến thông tin được cung cấp cho IRS.

Vượt qua mùa thuế một cách dễ dàng

Chuẩn bị và nộp mẫu 1099 có thể nhàm chán và tốn thời gian. Mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng nếu bạn thuê một số nhà thầu, quy trình đơn giản này sẽ trở thành vấn đề phức tạp khiến bạn đau đầu.

Trên đây là các thông tin hướng dẫn cho quá trình khai mẫu, nhưng nếu bạn quá bận rộn thì nên tìm kiếm một giải pháp khác hay sự giúp đỡ. Phần mềm tính lương như QuickBooks Payroll có thể giúp tự động hóa quy trình và tiết kiệm thời gian. Một nhân viên kế toán hoặc người khai thuế cũng có thể giúp quản lý quy trình.

Bài viết cung cấp các bước để hoàn thành và nộp các biểu mẫu kể trên không chứa các thông tin tư vấn về thuế. Đối với các vấn đề liên quan đến tình trạng tài chính và thuế tổng quát, người khai nên liên hệ với một nhân viên kế toán thuế chuyên trách để có sự tư vấn chính xác.